Smarte løsninger når du skal arrangere stor eller liten festival

Det arrangeres mane store og små festivaler i Norge, særlig hvis du også inkluderer mindre arrangementer som korpsfestivaler, lokale musikkfestivaler og lignende. Da er det lurt å dra nytte av de smarte løsningene som er tilgjengelige også for de litt mindre lokale arrangørene.

Billetter og betaling – en stor utfordring

Betaling og billetter er noe av det aller viktigste uansett type festival eller annet arrangement. I noen forbindelser er det ikke nødvendig med billetter, for eksempel ved en liten festival der alle gjester registrere seg ved ankomst. Hvis situasjonen er litt mer uoversiktlig, eller festivalen arrangeres i et åpent område, kan billettbånd eller tilsvarende være smart.

I 2022 er Vipps helt dominerende når det gjelder betaling ved små og store arrangementer. Det er selvfølgelig mulig også å legge til rette for både kontantbetaling og betaling med kort, men i mange sammenhenger an Vipps være mer enn nok. Fordelene er mange, særlig med tanke på enkelhet og mindre administrasjon. Husk bare på at noen barn og ungdommer kan få utfordringer med Vipps.

Husk på å redusere svinn og unødvendige kostnader

Det er ikke alle festivaler som leverer store overskudd, og det er greit å gjøre alt som er mulig for at arrangementet faktisk skal gå med overskudd. Hvis dere tilbyr servering av mat og drikke, er det viktig å ha en plan for å redusere matsvinn og unødvendige kostnader. Mange leverandører kan akseptere retur av varer med lang holdbarhet. I tillegg er det lurt å lage en plan for hva dere skal gjøre med mat og drikke som ikke er solgt eller kan returneres.

I tillegg er det viktig med fokusert kostnadsstyring gjennom hele prosessen, fra planlegging til etterarbeid. Selv med svært gode inntekter, kan høye unødvendige kostnader gjøre at bunnlinjen blir rød. Det gjelder uansett størrelse på festivalen, så pass på kostnadene i tillegg til å bruke smarte løsninger og teknologi.